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Establecer el programa de transparencia y ética empresarial estableciendo como de obligatorio cumplimiento para todos los directivos y empleados de TALSA.
Servir como base de actuación para que todos los empleados y directivos de TALSA, promuevan altos niveles de conducta ética y profesional a fin de preservar la integridad de la entidad y proteger los intereses de los socios.
Guiar a empleados y directivos en sus decisiones cotidianas a fin de que sus actos apoyen nuestra misión y muestren nuestros valores.
2. CONSIDERACIONES GENERALES
El programa de transparencia y ética empresarial enmarca la filosofía que TALSA promulga para garantizar el desarrollo de su objeto social, generar valor y proteger los recursos de los socios, fortaleciendo la oferta de servicios de productos ligados con el sector de alimentos, ofreciendo nuevas tecnologías en maquinaria, sistemas de producción, accesorios, repuestos, asesoría técnica y mantenimiento correctivo y preventivo, con alto desarrollo tecnológico, asegurando la satisfacción de los clientes acordes con comportamientos de mercado, diversificando, creando alianzas productivas con empresas y proveedores de bienes y servicios, donde prima la innovación, con alta dedicación y utilizando para ello las mejores competencias de todo el talento humano que apoya a la administración, generando al interior cultura de desarrollo y de emprendimiento, donde prima la transparencia, lealtad, el compromiso y la disciplina.
Por ello este programa le ayudará a aclarar dudas con la conducta y comportamiento ético en el lugar de trabajo. Tener la certeza de que su conducta en el trato con las personas tanto dentro como fuera de la organización es apropiada y ética, por tanto corresponde a cada uno de nosotros conocerlo, divulgarlo, interiorizar y hacerlo cumplir.
Para TALSA, la ética es el conjunto de principios que orientan sus acciones. Gracias a ella, se puede ser coherente en la toma de decisiones y en el relacionamiento con los grupos de interés, y en pro de los objetivos empresariales y el bien común.
El programa de transparencia y ética empresarial fija normas que regulan los comportamientos de las personas dentro de la organización.
Aplica para todo el equipo humano vinculado a la compañía y a todas las partes relacionadas y grupos de interés, entendiendo estos por clientes, proveedores, distribuidores, contratistas, accionistas, socios, y en general todos aquellos que tengan una relación comercial directa o indirecta con TALSA.
El programa de transparencia y ética empresarial tiene como propósito declarar públicamente el compromiso de TALSA y sus directivos como un actor ético y transparente ante sus grupos de interés, conduciendo los negocios de una manera responsable, actuando bajo la premisa de cero tolerancia con aquellos actos que contraríen nuestros principios corporativos.
Este programa articula los procedimientos y políticas definidos por la compañía tales como: guia del actuar, código de ética, sistema de lavado de activos, financiación al terrorismo, financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, manual de políticas.
3. DEFINICIONES:
Altos Directivos: Están representados por el gerente, directivos, líderes y los miembros de la Junta Directiva, vinculados o no laboralmente con TALSA.
Circular externa 100-000003 del 26 de Julio de 2016: Es la guía para poner en marcha el programa de transparencia y ética empresarial para la prevención de las conductas previstas en el artículo 2 de la ley 1778 de 2016, emitida por Supersociedades
Debida diligencia: Es la revisión periódica que ha de hacerse sobre los aspectos legales, contables y financieros relacionados con un negocio o transacción internacional, cuyo propósito es el de identificar y evaluar los riesgos de soborno transnacional que pueden afectar a la compañía, y sus contratistas.
Contratista: Asociado de negocio y/o cualquier tercero que preste servicios a talsa o que tenga con ésta una relación jurídica contractual de cualquier naturaleza. La compañía puede tener vínculo con proveedores de servicios como: asesores, consultores y prestadores de servicios en general con los cuales se elaboran contratos de colaboración o de riesgo compartido.
Asociados de negocio: Son clientes y proveedores que tienen una vinculación comercial con la compañía.
Programa de transparencia y ética empresarial: Son los procedimientos específicos a cargo del oficial de ética, encaminados a poner en funcionamiento la política de cumplimiento, con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de soborno, así como otros que se relacionen con cualquier acto de corrupción que pueda afectar a TALSA.
Soborno: Es el acto de dar, ofrecer, prometer, solicitar o recibir cualquier dádiva o cosa de valor a cambio de un beneficio o cualquier otra contraprestación, o a cambio de realizar u omitir un acto inherente a una función pública o privada.
Soborno Transnacional: Es el acto en virtud del cual, una persona jurídica, por medio de sus empleados, administradores, asociados, contratistas o sociedades subordinadas, da, ofrece o promete a un servidor público extranjero, de manera directa o indirecta: sumas de dinero, u objetos de valor pecuniario, o cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional.
Políticas de cumplimiento: Son las políticas generales que adoptan la Junta Directiva, gerente y directivos de talsa para que esta última pueda llevar a cabo sus negocios de manera ética, transparente y honesta y esté en condiciones de identificar, detectar, prevenir y atenuar los riesgos relacionados con el soborno transnacional y otras prácticas corruptas.
Principios: Son los principios que tienen como finalidad la puesta en marcha de los sistemas de gestión de riesgos de soborno y otros actos y conductas que se consideran ilícitas por carácter de legitimidad y transparencia.
Oficial de cumplimiento: Es la persona designada por la Junta Directiva para liderar y administrar el sistema de gestión de riesgos de soborno transnacional, a si mismo el SAGRILAFT (sistema de lavado de activos, financiacion al terrorismo, financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva).
Conducta irregular: Hace referencia a incumplimientos de leyes, regulaciones, políticas internas, reglamentos o expectativas de la compañía respecto a la conducta ética empresarial y comportamientos no habituales.
Corrupción: Se refiere a cualquier actividad deshonesta en la que un empleado, administrador, accionista, director o proveedor actúa de forma contraria a los intereses de la compañía y abusa de su posición de confianza para alcanzar alguna ganancia personal o ventaja para sí mismo o para un tercero. También involucra conductas corruptas de compañías, o de personas que pretendan actuar en su nombre, con el fin de asegurar una ventaja directa o indirecta inapropiada para la misma.
Fraude interno: Actos en los que se comprueba que por lo menos un empleado, intencionalmente busca obtener beneficios de forma ilegal o mediante el incumplimiento de normas, haciendo uso de su condición y/o funciones al interior de la compañía.
Fraude externo: Actos realizados por una persona externa a la compañía, que buscan defraudar o apropiarse indebidamente de activos de la misma y/o hacer uso de su buen nombre para obtener ganancias ilícitas.
Normas anticorrupción y antisoborno: Son la Ley FCPA, la Ley UK Bribery, la Convención contra el Soborno Transnacional de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), las Normas Nacionales contra la corrupción y cualquier otra ley aplicable contra la corrupción y el soborno.
Normas nacionales contra la corrupción: Ley 1474 de 2011 (estatuto anticorrupción), por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención investigación y sanción de actos de corrupción o soborno y la efectividad del control de la gestión pública, así como sus decretos reglamentarios y las normas que la modifiquen, sustituyan o complementen. De la misma manera, se considera relevante la Ley 1778 de 2016 por medio de la cual se dictaron normas sobre la responsabilidad de las personas jurídicas por actos de corrupción transnacional y así mismo se dictaron disposiciones en materia de lucha contra la corrupción.
Auditoría de Cumplimiento: Es la revisión sistemática, crítica y periódica respecto de la debida ejecución del programa de transparencia y ética empresarial.
4. RESPONSABILIDADES:
4.1. Junta Directiva
Como principal órgano de administración de la compañía tiene como responsabilidad lo siguiente:
- Designar al oficial de ética y suministrar los recursos económicos, humanos y tecnológicos que éste requiera.
- Definir y aprobar las políticas y mecanismos para la prevención del soborno y de otras prácticas corruptas al interior de la compañía.
- Ordenar las acciones pertinentes contra los altos directivos, cuando infrinjan lo previsto en el Programa de transparencia y ética empresarial y revisar los informes que presente el oficial de ética, dejando expresa constancia en la respectiva acta.
- Supervisar y exigir el cumplimiento de la política al representante legal, oficial de cumplimiento, y demás funcionarios que estime pertinente.
4.2. Comité de transparencia e integridad
Está conformado por la Gerencia, Dirección Financiera, Dirección de Control Interno, Dirección de Cadena de Suministro, Dirección Administrativa y de Gestión Humana, Dirección de ventas y mercadeo, presidente del Comité de Convivencia y el oficial de ética. Dentro de sus responsabilidades se encuentran:
- Velar por la correcta aplicación de la política de ética empresarial y la implementación de los correctivos necesarios para garantizar una gestión acorde con los principios de la política.
- Proponer las actualizaciones al programa de transparencia y ética empresarial cuando se requiera.
- Velar por la divulgación a los funcionarios del programa y los procedimientos asociados.
- Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación para generar cultura de prevención de actividades ilícitas, riesgo de fraude, soborno y corrupción.
- Analizar las necesidades de recursos informáticos, tecnológicos, físicos y humanos para el cumplimiento de sus funciones.
- Analizar y tomar las medidas necesarias en conjunto con el oficial de ética sobre los casos reportados en la línea ética (correos electrónico).
4.3. Oficial de Ética
El oficial de cumplimiento asume el rol de oficial de ética. Sus responsabilidades son las siguientes:
- Implementación y articulación del programa de transparencia y ética empresarial.
- Velar por la adecuada articulación de las políticas de cumplimiento con el programa de ética empresarial.
- Presentar al Comité de Gerencia, cada tres meses, informes de su gestión, los casos recibidos y las estrategias recomendadas para la investigación.
- Liderar la estructuración de la política de ética empresarial, cuyo contenido es de obligatorio acatamiento para todos los directivos, líderes, empleados y asociados.
- Dirigir las actividades periódicas de evaluación de los riesgos de soborno, fraude y corrupción, en conjunto con los directores de cada proceso.
- Informar al comité de ética acerca de las infracciones que haya cometido cualquier empleado respecto del programa de transparencia y ética empresarial, para que se adelanten los correspondientes análisis y, de ser necesario, los procedimientos sancionatorios conforme lo establezca el reglamento interno de trabajo.
- Ordenar el inicio de procedimientos internos de investigación, mediante la utilización de recursos humanos y tecnológicos propios o través de terceros especializados en estas materias, cuando tenga sospechas de que se ha cometido una infracción a la Ley 1778 o al programa de ética empresarial.
- Coordinar las capacitaciones de los empleados sobre el programa y proponer mejoras en los procesos.
4.4. Equipo Humano
Todos los empleados de la compañía, deben velar por una gestión transparente en sus respectivos procesos y en la compañía en general.
Cualquier trabajador que tenga conocimiento sobre alguna conducta relacionada con soborno, corrupción o fraude, debe reportarlo inmediatamente al oficial de ética y a su jefe inmediato, o si lo prefiere, a través de los mecanismos de denuncia definidos por la compañía, es decir el correo electrónico etica@talsa.com.co.
Si es por medio del jefe directo, éste debe reportarlo dentro las 24 horas siguientes al oficial ético, en estos casos, el trabajador goza de las siguientes garantías:
- Confidencialidad sobre la información y las personas.
- Presunción de buena fe. Cuando una persona reporta una conducta debe hacerlo con responsabilidad, se presume que lo hace de buena fe y con base en indicios o elementos reales.
4.5. Control Interno
Establecer mecanismos dirigidos a la ejecución de actividades periódicas de auditoría de cumplimiento y debida diligencia para verificar la efectividad del programa de transparencia y ética empresarial y, cuando resulte necesario, recomendar su modificación y actualización, de manera que la compañía se adecue a los cambios que acontezcan en su entorno particular.
5. DESCRIPCIONES DEL PROCEDIMIENTO
5.1 Presentación
La gestión empresarial de TALSA se fundamenta en los principios de lealtad, honestidad, respeto e integridad; bajo esta premisa la Junta Directiva, la Gerencia y los directores promueven por convicción frente a sus colaboradores, clientes, proveedores y demás grupos de interés, el mayor rigor y pulcritud en todos los comportamientos los cuales deben de estar regidos e inspirados por los estándares de la ética.
La información de ética de la compañía, está contenida en la guía del actuar, el código de ética y conducta y el programa de transparencia y ética empresarial; constituyéndose en los instrumentos que deben de servir de referencia para todas las acciones y comportamientos de los empleados al servicio de la compañía.
Consecuente con la filosofía de la compañía, se establece el programa de transparencia y ética empresarial por medio del cual se busca afianzar una cultura organizacional basada en los principios de ética, garantizando un enfoque de control focalizado en la identificación y prevención de aquellas potenciales conductas que no se ajusten a las normas internas y a la ley, asegurando la transparencia y fidelidad en la información de la compañía, salvaguardando la buena imagen y la reputación de TALSA.
La compañía no realizará, facilitará, promoverá ni aceptará conductas que se encuentren por fuera de la ley y la normatividad vigente, o que vayan en contravía de nuestros intereses. Todas las personas vinculadas deben conocer y cumplir con las políticas y procedimientos que integran el código de ética y conducta empresarial y son corresponsables en la adecuada aplicación del programa de transparencia y ética empresarial.
Los empleados que tienen entre sus funciones realizar compras o negociaciones nacionales e internacionales deben realizar la debida diligencia para conocer adecuadamente a los terceros y en particular si se da, vinculación con entes gubernamentales o servidores públicos antes de cerrar la compra o negociaciones.
5.2 Política de la transparencia e integridad
El programa de transparencia y ética empresarial establece los instrumentos que sirven de referencia para las acciones, actividades y procesos de la compañía y los empleados, enmarcados en la filosofía empresarial, bajo los siguientes principios éticos: honestidad y sinceridad, justicia y equidad, respeto mutuo y dignidad, rendición de cuentas y responsabilidad, los cuales deben reflejar las acciones a todo nivel, y se integran a los valores corporativos que inspiran nuestra ética empresarial incluidos en el código de ética y conducta de TALSA.
Lealtad: Por lealtad con la compañía todo persona debe comunicar oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro funcionario o un tercero que afecte o pueda lesionar los intereses de la compañía, de sus clientes, accionistas y directivos. Si el empleado prefiere conservar en reserva su identidad para comunicar los hechos puede hacerlo a través del correo electrónico dispuesto por la compañía de ética empresarial.
Honestidad: En la medida que todos los empleados sean conscientes de sus responsabilidades, además de sus obligaciones legales, morales y laborales y las practiquen; se puede afirmar que se está cumpliendo con los deberes frente a la comunidad, la empresa y país. Es deber de cada empleado comportarse de manera íntegra y transparente consigo mismo y con los demás. El ser honestos nos exige coraje para decir siempre la verdad y obrar en forma recta y clara.
Respeto: Es la base fundamental para una convivencia sana y pacífica entre los miembros de una sociedad. Convivimos para respetar la dignidad y la integridad física de las personas, trabajamos por el respeto a los clientes, la sociedad, los empleados.
Solidaridad: Es una característica de la sociabilidad que inclina al hombre a sentirse unido a sus semejantes y a la cooperación con ellos. Requiere que los individuos reúnan esfuerzos dependiendo unos de otros para que en la unión de todos estos esfuerzos se construya y se alcancen las metas de progreso que beneficien a la sociedad en general.
Compromiso: Es el factor que hace que cada uno de los empleados se involucren con su labor diaria, en el cumplimiento de los objetivos, procedimientos y procesos, tomando consciencia de la importancia de cumplir siempre con los compromisos pactados.
Servicio: El espíritu de servicio hace que el trabajo y el aprendizaje en equipo sean esenciales para el éxito de la compañía, generamos sinergias entre procesos, buscamos sorprender al cliente positivamente con cada uno de los productos y servicios que ofrece la compañía.
Innovación: Si no hay innovación no hay cambio, buscamos constantemente la innovación efectiva; nos gusta innovar porque contamos con gente creativa que le gusta el mejoramiento continuo en los procesos en los que participa. Como organización estamos abiertos al cambio, a la transformación, asumimos nuevos retos que ayuden a la compañía, a las personas y a la sociedad.
De acuerdo con lo anterior, toda persona vinculada con la compañía por cualquier medio es corresponsable en la adecuada y correcta aplicación del programa de transparencia y ética empresarial, y de manera especial cuenta con todo el respaldo de la Gerencia para obrar en concordancia con los principios y valores declarados en en este documento.
Desde la Gerencia se valora y reconoce el esfuerzo y el compromiso de todos empleados, clientes y proveedores que obran con rectitud y velan por la integridad de la gestión de la compañía.
La compañía inspirada en la necesidad de acoger buenas prácticas, adopta la implementación de sistemas, procedimientos, protocolos y mecanismos de control y reporte a través de la línea de transparencia, con el fin de asegurar la prevención, identificación y tratamiento de actos y conductas que se consideren ilícitas por carecer de legitimidad y transparencia.
La compañía prohíbe cualquier tipo de soborno o acto de corrupción, y exige el cumplimiento de las normas anticorrupción y antisoborno incluyendo la circular externa 100-000003 de 2016 de la superintendencia de sociedades.
5.3 Programa para el aseguramiento de la transparencia, integridad, y ética empresarial
Siendo coherentes con los principios de la transparencia e integridad de la compañía, se implementa el programa corporativo para el aseguramiento de actos transparentes y legítimos, el cual tiene por objeto:
- Promover y asegurar dentro de la compañía la realización de conductas y actos ajustados a las normas legales e internas y las buenas costumbres
- La regulación de los mecanismos y procedimientos para la prevención de los actos que van en contravía del presente programa.
- El establecimiento del debido proceso con el objeto de identificar y establecer responsabilidades de las personas involucradas en actos no transparentes.
El programa tiene los siguientes elementos:
INTEGRAR Y COORDINAR el conjunto de acciones necesarias para prevenir y controlar potenciales situaciones de fraude, soborno y corrupción.
GENERAR un entorno de transparencia, integrando los diferentes sistemas desarrollados para la prevención y detección de acciones contrarias a la ley y las normas internas, manteniendo canales adecuados para favorecer la comunicación de dichos asuntos en la compañía.
IMPULSAR una cultura organizacional basada en el principio de legalidad y transparencia y en la aplicación de los principios elementales de ética y comportamiento responsable del equipo humano de la compañía, independiente del nivel jerárquico.
IDENTIFICAR, DESARROLLAR, E IMPLEMENTAR procedimientos adecuados para la prevención, detección y tratamiento de conductas no ajustadas al ordenamiento jurídico de la compañía, buscando el mejoramiento continuo. La identificación y evaluación de los riesgos se debe realizar en todos los procesos de la compañía siguiendo las metodologías estipuladas por la compañía.
GARANTIZAR el debido proceso para gestionar, sobre la base del respeto a la dignidad de la persona y sus derechos, la investigación de todo presunto acto fraudulento, de soborno o corrupción, asegurando la confidencialidad en el manejo de la información y la proporcionalidad de las acciones correctivas, las personas que denuncien de buena fe una violación al programa de transparencia y ética empresarial, están protegidas contra cualquier represalia.
FOMENTAR el deber de lealtad de los empleados comunicando responsablemente cualquier sospecha de fraude del que tenga conocimiento.
5.4 Conductas que van en contra de la transparencia, integridad y la ética empresarial
Para efectos del programa de aseguramiento de la transparencia y ética empresarial de la compañía, ha de entenderse que el soborno y la corrupción en general, es la voluntad de actuar deshonestamente a cambio de dinero o beneficios personales ocasionando daños, favoreciendo injustamente a unos pocos que abusan de su poder o de su posición.
Para facilitar la comprensión, se considera que las siguientes modalidades van en contravía del programa de transparencia y ética empresarial:
5.4.1 Conflicto de intereses:
Se entiende cuando:
- Existen intereses contrapuestos entre un colaborador y los intereses de la compañía, que pueden llevar a aquel, a adoptar decisiones o a ejecutar actos que van en beneficio propio o de terceros en detrimento de los intereses de la compañía.
- Cuando exista cualquier circunstancia que pueda restarle independencia, equidad y objetividad a la actuación de cualquier trabajador de la compañía y ello pueda ir en detrimento de los intereses de la misma.
5.4.2 Soborno:
Se describe como dar o recibir por parte de una persona algo de valor (usualmente dinero, regalos, préstamos, recompensas, favores, comisiones o entretenimiento), como una inducción o recompensa inapropiada para la obtención de negocios o cualquier otro beneficio. El soborno puede tener lugar en el sector público (por ejemplo sobornar a un funcionario o servidor público nacional o extranjero) o en el sector privado (por ejemplo sobornar a un empleado de un cliente o proveedor). Los sobornos y las comisiones ilegales pueden, por lo tanto incluir, más no estar limitados a:
- Regalos y entretenimiento, hospitalidad, viajes y gastos de acomodación excesivos o inapropiados.
- Pagos, ya sea por parte de empleados, socios de negocios, tales como agentes, facilitadores o consultores.
- Otros “favores” suministrados a funcionarios o servidores públicos, clientes o proveedores, tales como contratar con una compañía de propiedad de un miembro de la familia de un empleado, del cliente o proveedor.
- El uso sin compensación de los servicios, las instalaciones o los bienes de la compañía.
Es posible verse inmerso en una situación de soborno. Ante esto, el colaborador debe rechazar la propuesta de manera contundente y poner en conocimiento esta situación a través de los canales previstos en la línea de transparencia o informar al oficial de ética.
5.4.3 Corrupción:
Es todo hecho, tentativa u omisión deliberada para obtener un beneficio para sí o para terceros en detrimento de los principios organizacionales, independiente de los efectos financieros sobre las empresas. Son las acciones que se presenten bajo una de las dos modalidades:
Interna: Aceptación de sobornos provenientes de terceros hacia trabajadores de la compañía, con el fin de que sus acciones u omisiones beneficien a ese tercero.
Corporativa: Aceptación de sobornos provenientes de empleados de la compañía hacia funcionarios gubernamentales o terceros, de manera directa o a través de agentes; con el fin de que las decisiones del tercero, sus acciones u omisiones beneficien a la compañía o a un empleado de ella.
5.4.4 Fraude:
Se entiende como el acto u omisión intencionada y diseñada para engañar a los demás, llevado a cabo por una o más personas con el fin de apropiarse, aprovecharse o hacerse a un bien ajeno sea material o intangible de forma indebida, en perjuicio de otra y generalmente por la falta de conocimiento o malicia del afectado.
Con fundamento en lo anterior, se considera de manera especial que las siguientes conductas van contra la transparencia y la integridad corporativa:
Actos intencionales que buscan un beneficio propio o de terceros (material o inmaterial) por encima de los intereses de la compañía.
Alteración de información y documentos de la compañía para obtener un beneficio particular.
Generación de reportes con base en información falsa o inexacta.
Uso indebido de información interna o confidencial (Propiedad intelectual, Información privilegiada, etc.)
Conductas deliberadas en los procesos de contratación y licitaciones con el fin de obtener dádivas (pagos o regalos a terceros, recibir pagos o regalos de terceros, etc.).
Destrucción u ocultamiento de información, registros o de activos.
Dar apariencia de legalidad a los recursos generados de actividades ilícitas.
Destinar recursos para financiación del terrorismo.
Utilización de manera indebida de bienes de propiedad de la compañía que estén bajo su custodia.
Fraude informático.
Daño de equipos y maquinaria.
Cualquier irregularidad similar o relacionada con los hechos anteriormente descritos.
5.5 Interacción con funcionarios o servidores públicos, proveedores, clientes y grupos de interés
5.5.1 Gastos para regalos, viajes y entretenimiento
Los colaboradores no deben solicitar, aceptar, ofrecer o suministrar regalos, entretenimiento, hospitalidad, ni patrocinios con el fin de inducir, apoyar o recompensar una conducta irregular, con relación a obtener cualquier negocio que involucre a la compañía. Los regalos, gastos de entretenimiento u otras cortesías para beneficio de un tercero no son permitidos. De considerarse alguna cortesía no debe superar el 30% de un SMMLV, si es mayor a este tope, el colaborador debe notificar y solicitar aprobación previa a la Gerencia. Esta autorización y tope aplica también a los viajes, que adicionalmente, debe estar relacionado con las funciones del colaborador en la compañía.
5.5.2 Negociaciones con agentes, intermediarios y pagos de facilitación
En la compañía no se realizará ni utilizará intermediarios o terceras personas para que ellos realicen pagos inapropiados. Los pagos de facilitación (pagos dados a una persona de negocios para agilizar un trámite), están prohibidos. Dichos pagos no deben realizarse, ni siquiera si son una práctica común en un país determinado.
5.5.3 Contratos o acuerdos con terceras personas
Todos los contratos o acuerdos suscritos por la compañía, deben contener cláusulas, declaraciones o garantías sobre conductas antisoborno y anticorrupción / Lavado de activos / Orígenes de fondos.
Cuando haya lugar a soportar la negociación por un contrato según el POC-01 Procedimiento de compra, los generadores del gasto son los responsables de incluir dichas cláusulas en todos los contratos.
Además de declarar y garantizar el cumplimiento de este programa y las leyes y regulaciones anticorrupción aplicables, se debe incluir el derecho a terminar el contrato cuando ocurra una violación a este programa o cualquier ley o regulación anticorrupción aplicables.
En cualquier caso, el responsable de la negociación debe asegurar que las cláusulas estén incluidas antes de la firma de los contratos o acuerdos, de no observarse deben de solicitarlas a la Dirección de Cadena de Suministro.
5.5.4 Donaciones
Todas las donaciones realizadas por la compañía deben tener un fin lícito, deben estar registradas en la contabilidad, además de tener una autorización expresa de la Gerencia y el debido certificado emitido por la empresa a quien se realiza la donación.
5.5.5 Registros contables
La compañía debe llevar y mantener registros y cuentas que reflejen de forma exacta y precisa todas las transacciones realizadas. Los empleados no pueden cambiar, omitir o tergiversar registros para ocultar actividades indebidas o que no indican correctamente la naturaleza de una transacción registrada.
La compañía tiene controles internos para prevenir que se oculten o disimulen sobornos u otros pagos indebidos en transacciones como: comisiones, pagos de honorarios, patrocinios, donaciones, gastos de representación o cualquier otro rubro que sirva para ocultar o encubrir la naturaleza impropia del pago.
6. MECANISMOS PARA REPORTAR
6.1. Línea de transparencia
En su enfoque preventivo, la compañía dispone de un correo electrónico en el cual todos los colaboradores, sin importar su cargo, y demás grupos de interés pueden comunicar dudas o necesidades de asesoría en relación con el cumplimiento del programa de transparencia y ética empresarial, así como también para reportar conductas que se encuentren en cualquiera de las modalidades de soborno o corrupción. La consulta es recibida por detalle, garantizando la confidencialidad de la información y de la persona que la presenta protegiéndola contra cualquier tipo de represalia.
email: etica@talsa.com.co
6.2 Conceptos claves de la línea de transparencia
El correo electrónico es diferente a la línea de servicio al cliente:
- No es una herramienta de quejas y reclamos, sino de reporte por conductas que van contra la transparencia e integridad de la compañía.
- No es para sugerencias, ni atención de temas laborales, ni personales.
- Debe ser utilizada con responsabilidad. Los hechos reportados deben ser reales y verificables.
6.3 Responsabilidades laborales
Los asuntos relacionados con aspectos de índole laboral sólo se deben gestionar por medio de la Dirección Administrativa y de Gestión Humana, quien a su criterio debe definir si es un asunto de competencia del comité de convivencia. Los casos que involucren potenciales conflictos de interés, deben ser tratados de acuerdo con las instrucciones emitidas a través la Dirección Administrativa y de Gestión Humana.
6.4 Acciones correctivas
En los asuntos relacionados con trabajadores vinculados a la compañía se debe proceder de acuerdo con las normas legales laborales y el reglamento interno de trabajo de la compañía.
Proveedores y distribuidores de bienes y servicios, deben cumplir con lo pactado contractualmente y a las formas previstas legalmente para terminar el vínculo si fuere necesario.
Autoridades Gubernamentales, si fuere el caso, con la respectiva denuncia ante los entes de control competentes.
6.5 Divulgación y capacitación
La divulgación del Programa de transparencia y ética empresarial se debe realizar mediante la publicación en el gestor documental, la intranet y la página web de la compañía, garantizando su acceso y conocimiento a todos los grupos de interés.
Las capacitaciones a los empleados en esta materia, se deben realizar por medio de los grupos primarios, inducciones de ingreso a la compañía y debe estar a cargo de la Dirección Administrativa y de Gestión Humana y la Dirección de Control Interno.
6.6 Formatos, archivo y conservación
El procedimiento de archivo y conservación de los documentos que estén relacionados con el
programa de transparencia y ética empresarial, deben cumplir con el programa de gestión
documental y las tablas de retención definidas en el gestor documental.